Kodeks etyczny w firmie. Dlaczego jest tak ważny?

Szacuje się, że roczne straty spowodowane nadużyciami w organizacjach to około 5% przychodów przedsiębiorstw.[1] W obliczu takich danych, wiele firm decyduje się na wprowadzenie kodeksów etycznych oraz związanych z nią polityk i procedur w określonych obszarach działania i funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Tworzenie wewnętrznych kodeksów etycznych jest trendem powoli wkraczającym także na polski grunt biznesowy. Wzorem zachodnich przedsiębiorstw i na skutek zobowiązań korporacyjnych, w firmowych dokumentach, a czasem także na stronie internetowej, można zapoznać się z wartościami promowanymi i wymaganymi w danej firmie, czyli z tzw. kodeksem etycznym. Oprócz ogólnych zasad i wyznawanych wartości, w kodeksach etycznych zwykle znajdują się dość szczegółowe zapisy dotyczące m.in.:

-     zachowania się pracowników w pracy,

-     dyskryminacji,

-     mobbingu,

-     praw człowieka,

-     zachowania poufności,

-     procedur dyscyplinarnych,

-     procedur zgłaszania naruszeń,

-     procedur antykorupcyjnych,

-     zasad korzystania ze sprzętu firmowego czy

-     stosunku firmy do środowiska i społeczności lokalnych.

W jakim celu powstają kodeksy?

Jednym z głównych motywów do stworzenia, a następnie wdrażania zasad kodeksu etycznego może być chęć usystematyzowania panujących zasad oraz stworzenie punktu odniesienia w sytuacjach niejasnych, problematycznych, aby wzmocnić transparentność wymogów i oczekiwań obowiązujących w firmie. Kodeksy etyczne funkcjonują także w ramach profilaktyki i przeciwdziałania nadużyciom takim jak działania korupcyjne, konflikty interesów, kradzieże czy nieprawidłowe wykorzystywanie zasobów firmowych. Dobrze zdefiniowane będą użyteczne przy określaniu konsekwencji dyscyplinarnych dla pracowników, których zachowania są niezgodne z przyjętymi zasadami. Ponadto, inną rolą kodeksów jest wzmacnianie relacji między pracownikami, poprawa wizerunku wewnątrz i na zewnątrz firmy.

Poprawa funkcjonowania przedsiębiorstwa czy zwykły chwyt reklamowy?

Głosy sceptyczne często deklarują, że kodeksy etyczne tworzone w firmach to wymysł i świadczą o tym, że albo pracownicy mają zaburzone morale i trzeba im przypomnieć, jak należy postępować w danych sytuacjach, albo jest to zwykły chwyt reklamowy. Z jednej strony można zgodzić się z taką krytyką, jeśli kodeksy etyczne opierają się jedynie na wymienieniu kilku zasad i wartości pozostających na wysokim poziomie ogólności. Kilka zdań, często wypunktowanych, rzeczywiście nie spełnia roli ani edukacyjnej, ani prewencyjnej, a już na pewno motywującej.

Z drugiej strony, należałoby przeciwstawić się powyższej krytyce, podając za przykład kodeksy, które dostosowane są do specyficznego środowiska branżowego, adresują rzeczywiste problemy, z którymi spotykają się pracownicy i podają wskazówki, co należy robić bądź wziąć pod uwagę w danej sytuacji. Ponadto, kodeks etyczny nie musi być rozumiany wąsko, jako jedynie odniesienie do zasad moralnych, którymi kierować mają się pracownicy firmy. Nie zapominajmy, że wiele norm moralnych, np. nie kradnij, bądź lojalny, znajduje swoje odzwierciedlenie w prawie. Tym samym, w wielu kwestiach kodeks etyczny będzie zawierał jednocześnie postanowienia, które odzwierciedlają ogólnie rozumianą moralność/etykę oraz są podyktowane przez prawo. Przykładowo, w kodeksach etycznych bardzo często znajdziemy zapisy odnoszące się do działań korupcyjnych, kierowane głównie do działów handlowych. To właśnie te jednostki organizacyjne są najbardziej narażone na propozycje przekupstwa i łapówkarstwo.

Innym często występującym elementem są zapisy dotyczące zgłaszania naruszeń przez pracowników lub ogólnie interesariuszy firmy. System zgłaszania naruszeń jest niezbędny w procesie wdrażania kodeksu etycznego oraz ogólnie w funkcjonowaniu firmy. Nadużycia pracowników mogą doprowadzić do tego, że np. sprzedaż zostanie „zmonopolizowana” przez dość niewielki krąg kontrahentów, a zakupy będą niedostosowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Pozostawienie i niereagowanie na nadużycia, czy to w ramach działań naprawczych, czy profilaktycznych, niszczą organizację od wewnątrz. Zaufanie między pracownikami a kierownictwem ulega zaburzeniu, a brak odpowiedniej reakcji jest zachętą to podejmowania działań nieetycznych.

Z tych względów w procesie wdrażania kodeksu etycznego istotnych jest kilka poniższych kwestii. Przede wszystkim, kodeks etyczny nie może pojawić się jako odgórnie zredagowany zbiór zasad. Najlepszym działaniem jest włączenie pracowników i innych adresatów kodeksu w proces tworzenia. Do tego celu często wykorzystuje się spotkania z pracownikami, w ramach których można przedyskutować zakres kodeksu, zagrożenia, z którymi się spotykają, ich codzienne doświadczenia, a także zaadresować bieżące pytania i wątpliwości. Pomocne będą także ankiety umożliwiające identyfikację najważniejszych obszarów kodeksu. Adresaci kodeksu etycznego powinni zostać poinformowani, że rozpoczynają się prace nad jego utworzeniem, z kim można się kontaktować w tej sprawie, jak zgłaszać uwagi i propozycje. Włączenie pracowników do dyskusji nie może być tylko fasadowe – zgłaszane uwagi powinny w miarę możliwości zostać uwzględnione lub zaadresowane. Kodeks etyki utworzony w ramach takiego procesu powinien być przekazany do każdego z pracowników oraz do kadry zarządzającej. Wiele firm decyduje się także na jego publikację na stronie internetowej lub wysłanie odpowiedniego komunikatu na ten temat do swoich kontrahentów. Nie mniej istotnym jest poinformowanie adresatów kodeksu o kluczowych informacjach związanych z formą i sposobem wdrożenia jak np. obowiązek zapoznania się z treścią kodeksu i podpisanie go we wskazanym terminie oraz późniejsza komunikacja do mediów.

Pamiętajmy, że kodeks etyczny, w rozumieniu zbioru zasad i powiązanych z nimi procedur, to nie wszystko. Kodeks etyki nie może być celem samym w sobie, a raczej powinien być jednym z elementów świadomego kształtowania kultury etycznej w organizacji. Jak każdy inny dokument czy wprowadzane zasady potrzebuje efektywnej komunikacji, wyjaśnienia ewentualnych wątpliwości, przerobienia w praktyce, a co najważniejsze musi być przestrzegany i promowany przede wszystkim przez pracowników najwyższych szczebli w hierarchii firmy.

O Autorze: