Wiele firm planując inwestycje zastanawia się nad formami jej finansowania, a także możliwościami ubiegania się o wsparcie ze środków unijnych. Wiedza na temat dostępności dotacji unijnych jest coraz bardziej powszechna, jest to zauważalne m.in. przez wykładniczy wzrost liczby wniosków o dofinansowanie składanych do urzędów w kolejnych konkursach. Jednak warto zwrócić uwagę, że znacząca część wniosków o dotacje, składanych do urzędów, jest odrzucana na etapie oceny formalnej, a także na ocenie kryteriów dopuszczających. Nawet w sytuacji, gdy projekt przejdzie dwa pierwsze etap oceny, to ostatecznie może uzyskać zbyt mało punktów, aby zakwalifikować się do dofinansowania. Jakich zatem błędów nie popełnić, aby skutecznie aplikować o unijne środki?
1. Pomysł na biznes
Innowacyjność to termin, który stał się obecnie dosyć powszechnie używany, aczkolwiek posiada on wiele znaczeń. Innowacją w biznesie jest to, co nas wyróżnia na tle konkurencji. To właśnie innowacje są podstawą każdego projektu ubiegającego się dofinansowanie. Unia Europejska nie chce wpierać projektów standardowych mających na celu jedynie podnoszenie mocy produkcyjnych firm lub odtwórcze wdrażanie starych technologii. Tylko działania znacząco podnoszące konkurencyjność firmy na rynku mogą liczyć na unijne wsparcie. Dlatego w pierwszej kolejności należy przeanalizować czy nasz projekt jest faktycznie innowacyjny. Niejednokrotnie dotacje unijne wymuszają na firmach poszukiwanie rozwiązań, które nie były pierwotnie w kręgu zainteresowania. Warto w tej kwestii zasięgnąć także opinii nie tylko dostawców maszyn czy oprogramowania, którzy działają w danej branży, ale również jednostek naukowych i centrów badawczo-rozwojowych gdyż kryją się tam duże pokłady wiedzy na ten temat. Wspólne „burze mózgów” mogą niejednokrotnie doprowadzić nie tylko do wykreowania skutecznego unijnego projektu, ale również okaże się, że te innowacje otworzą nam nowe możliwości na pozyskanie klientów i nowych obszarów działalności.
2. Finansowanie projektu
Większość ogłaszanych konkursów o dotacje nie posiada ograniczenia, co do długości działania firmy na rynku. Najważniejszy jest dobry pomysł na projekt oraz zapewnienie źródeł jego finansowania. To właśnie kwestie finansowania mogą stać się realnym problemem w ubieganiu się o unijne wsparcie. Przygotowując unijny projekt musimy udowodnić, że posiadamy zdolność do jego sfinansowania. Realizując projekt przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu zaliczek, co umożliwia im otrzymanie większości przysługującego dofinansowania przed dokonaniem płatność. W takiej sytuacji ważne jest, aby zapewnić finansowanie wkładu własnego. Może to być kredyt bankowy, pożyczka, leasing itp. Jednak na etapie przygotowywania wniosku o dofinansowania musimy to wiedzieć. Czasami wymagane jest także potwierdzenie tego faktu np. poprzez dołączenie do wniosku o dofinansowanie promesy kredytowe/leasingowej itp. Dlatego warto już na wstępnym etapie planowania inwestycji włączyć w ten proces instytucje finansowe. Przedstawić im założenia projektu i uzyskać wstępne decyzje, co do ich udziału w całym przedsięwzięciu.
3. Wniosek o dofinansowanie
Na pierwszy rzut oka wniosek o przyznanie dotacji wygląda dosyć skomplikowanie. Formularz wniosku jest zawsze udostępniany przez instytucję przyznającą unijne wsparcie. Zazwyczaj udostępniany jest razem z obszerną instrukcją jego wypełniania. W ostatnich latach większość instytucji udzielających przygotowało tzw. generatory wniosków o dofinansowanie. Za pomocą tych programów uzupełniamy formularz wniosku, który jest ostatecznie generowany w postaci pliku możliwego do wydruku lub podpisania w formie elektronicznej za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przygotowanie wniosku należy zacząć od gruntowego przeczytania i zrozumienia zasad udziału w programie. Służy do tego zarówno regulamin jak również wszystkie wytyczne i instrukcje ogłaszane przez odpowiednie instytucje. Wypełnienie zarówno wniosku, biznes planu jak i załączników odbywa się w głównej mierze poprzez udzielanie odpowiedzi na kolejne pytania. Zawsze należy gruntowanie zapoznać się z instrukcją, czego instytucja od nas wymaga w danym polu. Jeżeli jakiś punkt wydaje się niejasny lub mamy wątpliwości co do tego jakie informacje w nim przedstawić, to należy skontaktować się z instytucją udzielającą danego typu dofinansowania. Każda z tych instytucji ma obowiązek, aby udzielać informacji i wyjaśnień w tym zakresie. Niektóre instytucje organizują także szkolenia z tego zakresu. Uzupełniając poszczególne pola wniosku, biznes planu i załączników należy wystrzegać się pisania nie na temat lub wielokrotnego powtarzanie tych samych fragmentów w wielu miejscach dokumentacji. Takie działania znacząco obniżają jakość projektu, a także mogą doprowadzić urzędników oceniających projekt do, delikatnie mówiąc, intelektualnego dyskomfortu.
4. Błędy formalne
Firmy, które mają za sobą proces ubiegania się o dotację, zdają sobie sprawę jak wielką wagę należy przyłożyć do przygotowania poprawnego formalnie wniosku. Często zdarza się, że po wielotygodniowej pracy, nieprzespanych nocach, heroicznej walce w kolejce do urzędu, wniosek zostaje złożony w ostatnim dniu trwania konkursu, a po kilku dniach okazuje się, że nadaje się tylko do kosza, ponieważ został popełniony błąd formalny, którego poprawić już się nie da. Do najczęściej popełnianych błędów możemy zaliczyć:
• brak wersji elektronicznej wniosku o dofinansowanie,
• różnice pomiędzy wersją elektroniczną a wersją papierową wniosku,
• podpisanie wniosku przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania firmy,
• dołączenie kopii dokumentów, które nie zostały potwierdzone za zgodność z oryginałem,
• brak załączników, które są wymagane przez regulamin,
• pozostawienie niewypełnionych pól w wniosku lub załącznikach.
Często urzędy dają możliwość jednokrotnej poprawy błędów formalnych, jednak należy pamiętać, że można wtedy skorygować jedynie te błędy, które zostaną wskazane przez urzędników. Jeżeli zrobimy jakieś inne nieuzasadnione zmiany w projekcie, to zostanie on odrzucony z konkursu.
5. Budżet
Jedną z najistotniejszych części wniosku jest budżet. Budżet to w rzeczywistości plan finansowy przedsięwzięcia, który informuje nas na co oraz ile pieniędzy będziemy potrzebowali. Budżet musi być spójny z całym projektem i musi odpowiadać na cele, które sobie postawiliśmy. Przygotowanie ostatecznego budżetu projektu jest często zadaniem bardzo pracochłonnym i obarczonym wieloma wątpliwościami. Projektu unijne nakładają na nas w tym zakresie dosyć trudne obowiązki. Musimy się liczyć z tym, że faktyczna decyzja w sprawie udzielenia dotacji dla projektu będzie znana po około 4-6 miesiącach od momentu złożenia wniosku o dofinansowanie do urzędu. Jednak już na etapie składania wniosku musimy zaprognozować, jakie dokładne parametry techniczne będą miały planowane do zakupu np. maszyny lub inne środki trwałe czy usługi, a także ile będą kosztowały. Po otrzymaniu dofinansowania zmiana tych parametrów jest bardzo trudna, a ewentualne zwiększenie poziomu dofinansowania wynikające np. z wzrostu kursu euro jest niemożliwe. Zatem już na etapie przygotowania projektu należy przeprowadzić intensywne rozmowy z dostawcami urządzeń i oprogramowania na temat planowanych do zakupu elementów.
6. Biznes Plan
Głównym dokumentem opisującym zarówno naszą dotychczasową działalność jak również szczegóły planowanego projektu oraz prognozy rozwoju firmy po jego zrealizowaniu jest Biznes Plan. Biznes Plan unijny różni się niejednokrotnie od biznes planów przygotowanych na potrzeby np. kredytu bankowego. Dwoma głównymi filarami Biznes Planu jest analiza rynku, na którym działamy lub zamierzamy działać oraz analiza finansowa inwestycji. Analiza rynku i konkurencji powinna opierać się o narzędzia analizy strategicznej takich jak m.in. ocena pozycji strategicznej przedsiębiorstwa (analiza SWOT), analizę otoczenia konkurencyjnego (sektory), analizę otoczenia globalnego – makro otoczenia, analizę potencjału przedsiębiorstwa (m.in. dzięki narzędziom takim jak bilans strategiczny przedsiębiorstwa, analiza kluczowych czynników sukcesu, analiza łańcucha wartości dodanej). Dzięki temu będziemy mogli z dużym prawdopodobieństwem ocenić realne szanse na sukces naszego projektu, jak również będziemy mogli zidentyfikować bariery i zagrożenia realizacji projektu. Dzięki tej wiedzy będziemy mogli jeszcze lepiej zaprognozować realizację całego projektu i być przygotowanym na wszelkie ewentualności podczas jego realizacji.
7. Analiza finansowa
Prawidłowo przygotowana analiza finansowa (prognoza finansowa) projektu jest dużym atutem skutecznych projektów. Prognoza wyników finansowych opierająca się na danych historycznych, co najmniej z dwóch poprzednich lat musi obejmować okres realizacji projektu, jak również co najmniej okres 3 lat po jego zakończeniu. W prognozie tej musimy uwzględnić zarówno dotychczasową działalność firmy, jak również planowane koszty i co najważniejsze planowane przychody wynikające z realizacji naszego projektu. Projekty unijne muszą być nakierowane na osiągnie zysku. Dlatego istotne jest, aby realnie ocenić jakie przychody i jakie zyski będzie generował projekt po jego zakończeniu. Niejednokrotnie ocena rentowności projektu jest warunkiem obligatoryjnym, aby otrzymać dofinansowanie. Jednak należy znaleźć złoty środek pomiędzy scenariuszem optymistycznym i pesymistycznym gdyż wskaźniki finansowe zazwyczaj są traktowane jako zobowiązanie firmy do ich osiągnięcia. Zatem jeżeli założymy zbyt optymistyczne zyski z projektu, a po roku czy dwóch nie będziemy w stanie ich udowodnić to może być to znaczącym problemem dla urzędników.
8. Cele
Cele projektu są niezwykle istotnym elementem wniosku o dofinansowanie. Uzasadniają one w praktyce, dlaczego ten właśnie projekt powinien otrzymać unijne wsparcie. Cele muszą mieć także jednoznaczne odzwierciedlenie w wynikach przeprowadzonej analizy przedsiębiorstwa i otoczenia konkurencyjnego. Cele muszą być także spójne zarówno z budżetem, jak też z wszystkimi pozostałymi opisami zawartymi w projekcie. Cele są swego rodzaju klamrą, która łączy aktualną pozycją firmy z tym jak się ona zmieni po zakończeniu projektu.
9. Wskaźniki
Cele projektu są odzwierciedlane w formie liczbowej za pomocą wskaźników. Wskaźniki są to podane w formie liczbowej, możliwe do łatwego zmierzenia, skutki realizacji projektu. Jest to element wymagający najwyższej uwagi podczas ostatecznego przygotowania projektu. Wskaźnikiem może być np. liczba nowych miejsc pracy utworzonych w ramach realizacji projektu, wzrost przychodów firmy, wzrost poziomu eksportu produktów, zmniejszenie ilości odpadów, zwiększenie liczby klientów itp.
Wskaźniki są z jednej strony naszym bezpośrednim zobowiązaniem, ale z drugiej strony im wyższe wskaźniki tym projekt otrzyma więcej punktów, zatem ma większe szanse na dofinansowanie. Należy jednak wypracować kompromis pomiędzy faktycznymi możliwościami osiągnięcia zakładanych wskaźników a liczbą punktów, którą chcemy zdobyć.
10. Załączniki
Przed przystąpieniem do uzupełniania wniosku należy także sprawdzić jakie załączniki są wymagane. Niektóre z załączników są uzupełniane przez firmę, ale część z nich należy uzyskać z odpowiednich urzędów. Należy także sprawdzić jaki jest wymagany czas na pozyskanie załączników wydawanych przez zewnętrzne urzędu. Częstym problemem w ostatnich miesiącach jest tzw. ocena oddziałania na środowisko projektu. Mimo że na pierwszy rzut oka projekt nie ma żadnego wpływu na środowisko, to od strony proceduralnej być może trzeba będzie wystąpić do właściwego organu administracyjnego o potwierdzenie tego faktu. Ważna jest także odległość miejsca realizacji projektu od najbliższych obszarów ochrony naturalnej tzw. obszarów Natura 2000. Jeżeli firma znajduje się w bezpośredniej okolicy takiego obszaru, to być może będzie wymagana decyzja regionalnej dyrekcji ochrony środowiska. Także w przypadku, gdy projekt będzie obejmował prace budowlane to może się okazać, że już na etapie składania wniosku o dofinansowanie będzie wymagane prawomocne pozwolenie na budowę.
Przeczytaj również inne artykuły tego autora:
5 dotacyjnych hitów na rok 2015
Ruszają dotacje unijne na szkolenia!
Polska Cyfrowa – dotacje na kompetencje
Jak uzyskać 80 proc. dofinansowania do innowacji?
Harmonogram dotacji unijnych na 2015 dla firm.
Inteligentne specjalizacje kluczem do dotacji.
10 dotacji na innowacje i B+R w 2015 roku.
Nowe Dotacje Regionalne 2014-2020.
10 dotacji dla firm z programu Horyzont 2020 – 77 mld EUR do „wzięcia”.
Dotacje na klastering 2014-2020.
10 Dotacji z Unii w 2014 z największą pulą pieniędzy.
Inteligentny Rozwój – nowy Program Operacyjny. Dotacje unijne 2014-2020.
Wniosek o dofinansowanie – 10 rzeczy, które musisz wiedzieć!
Protest/odwołanie po odrzuceniu wniosku dotacyjnego – 10 rzeczy, które musisz wiedzieć!
Dotacje unijne – 10 najważniejszych zmian w 2014-2020.
Dotacje de minimis na lata 2014-2020.
O Autorze:
Uzyskał tytuł inżyniera na kierunku poligrafia i papiernictwo na Wydziale Inżynierii Produkcji Politechniki Warszawskiej oraz inżyniera informatyki w Państwowej Szkole Wyższej w Białej Podlaskiej a także ukończył studia magisterskie na kierunku Zarządzanie w Przedsiębiorstwie (wg MBA) na Wydziale Zarządzania Politechniki Warszawskiej. Obecnie zajmuje stanowisko Dyrektora ds. Funduszy Europejskich w firmie ISP Sp. z o.o. (Reprograf Group). Doradza firmom w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych w tym dotacji unijnych oraz optymalizacji finansowej inwestycji. Przygotowywał i rozliczał projekty inwestycyjne w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych oraz Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, o łącznej wartości ponad 132 mln zł. Specjalizuje się w projektach inwestycyjnych, informatycznych oraz badawczo-rozwojowych dla branży poligraficznej i produkcji opakowań, autor artykułów, raportów i ekspertyz poświęconych tematyce funduszy unijnych. Jego zainteresowania obejmują także techniki optymalizacji produkcji, business intelligence, elektroniczną komunikację B2C/B2B oraz marketing internetowy i social media.
