Proces przygotowania wniosku o dofinansowanie nie jest prosty. Wielotygodniowa praca, obejmująca wiele osób w firmie, kończy się złożeniem dokumentacji do odpowiedniego urzędu. Następnie po wielomiesięcznym oczekiwaniu w końcu ukazuje się lista rankingowa. Ale naszego projektu na niej nie ma. Dlaczego?! Po kilku dniach otrzymujemy oficjalne zawiadomienie o odmowie przyznania dofinansowania. Zazwyczaj reakcja wszystkich stron jest bardzo emocjonalna. Nie mogąc pogodzić się z „krzywdzącą” oceną projektu, wiele firm decyduje się na złożenie odwołania mając nadzieję, że nie wszystko jeszcze stracone. Warto jednak pamiętać o tym, że nie jesteśmy jedyni, a o skuteczności odwołania zadecyduje kilka ważnych zasad, których musimy się trzymać.
Czytać ze zrozumieniem
Jest to chyba najważniejsza zasada, której należy przestrzegać. Decyzję w sprawie nie przyznania dofinansowania należy gruntownie przestudiować. Dokument ten jest dla nas podstawą do jakichkolwiek dalszych działań. Zawiera on nie tylko samo uzasadnienie podjętej decyzji, ale również wskazuje na dalsze możliwe kroki działania. Decyzja zawiera zazwyczaj szczegółowy wykaz, do kogo i w jakim terminie należy odwołanie złożyć.
Terminy
Bardzo ważne jest, aby odwołanie zostało złożone w wyznaczonym terminie. Zazwyczaj jest, to 14 dni liczone od dnia następującego po dniu, w którym otrzymaliśmy pismo w sprawie negatywnej oceny projektu. Przykładowo, jeżeli list polecony otrzymaliśmy w dniu 02.06.2014 to odwołanie należy złożyć do dnia 16.06.2014. Ważny jest także sposób, w jaki odwołanie dostarczymy do odpowiedniej instytucji. Jeżeli dokumenty składamy osobiście, to decydujący jest termin fizycznego wpływu odwołania do instytucji (warto wtedy postarać się, aby instytucja potwierdziła pisemnie, że takie dokumenty w danym dniu przyjęła). W ostatnim czasie, w części procedur odwoławczych, dopuszczalne jest, aby dokumenty zostały najpóźniej „nadane” w terminie wymaganym tj. liczy się data stempla pocztowego lub data nadania w firmie kurierskiej, a nie fizyczne wpłynięcie dokumentów do odpowiedniego urzędu. Warto pamiętać, że jeżeli nasze odwołanie wpłynie po terminie, to w ogóle nie będzie podlegało rozpatrzeniu.
Odpowiednia instytucja
Do kogo zaadresować odwołanie? Nie jest to sprawą oczywistą. Należy dokładnie zapoznać się z informacjami zawartymi zarówno w otrzymanym piśmie jak również z dokumentacją taką jak regulamin konkursu czy też oddzielne dokumenty opisujące procedurę odwoławczą. Często także zdarza się, że odwołanie należy zaadresować do instytucji pośredniczącej (czyli urzędu nadrzędnego w stosunku do tego, który negatywną decyzję wydał). Jednak równie często zdarza się, że mimo zaadresowania odwołania do instytucji nadrzędnej to doręcza się je właśnie do instytucji wdrażającej, czyli tej, która wydała pierwotną decyzję w sprawie naszego projektu. Zwróćmy uwagę, że jeżeli odwołanie zaadresujemy do nieodpowiedniej instytucji do nie będzie ono w ogóle podlegało rozpatrzeniu.
Kryteria
Pamiętajmy, że urzędnicy każdy projekt oceniają według ściśle określonych kryteriów. Zawsze kryteria oceny projektu są publicznie ogłoszone dla konkursu w ramach, którego startujemy o dotację. Zatem uzasadnienie negatywnej decyzji zawsze musi zawierać konkretne zastrzeżenie dotyczące konkretnych kryteriów, których nasz projekt nie spełnił. W związku z tym przygotowanie odwołania musimy rozpocząć od gruntownego przestudiowania opisów kryteriów w ramach, których projekt był oceniany. Należy pamiętać, iż protest powinien zawsze jasno wskazywać kryteria, z których oceną wnioskodawca się nie zgadza i uzasadnić swoje stanowisko w tej sprawie. Weryfikacja protestu polega głównie na ponownej ocenie kryteriów, do jakich wnosił zastrzeżenia Wnioskodawca. Protest musi być rzeczowy i odnosić się bezpośrednio do zarzutów. Warto zwrócić uwagę, jaką podstawę prawną stosują oceniający w uzasadnieniu o odrzuceniu projektu. Mylić się jest rzeczą ludzką i wbrew opinii urzędników dotyczy to także nich. Przykładem może być projekt, w którym niewielka, nowo powstała firma chciała uzyskać duże dofinansowanie na realizację wysoce innowacyjnego projektu informatycznego. Pomysł na biznes był nie dość, że nowatorski to odkryto niszę rynkową o dużym potencjale finansowym, która nie została dotychczas zagospodarowana. Jednak urzędnicy skupili się na całkiem odmienny aspekcie całego przedsięwzięcia. A mianowicie postawili tezę, że mała firma nie będzie w stanie udźwignąć finansowo tak dużego projektu. Nie istniało kryterium, które by pozwalało na jednoznaczne odrzucenie takiej firmy. Zatem urzędnicy posłużyli się wybiegiem polegającym na oskarżenie firmy o to, że jest „przedsiębiorstwem zagrożonym” tj. ogólnie rzecz biorąc firma notuje straty, a jej zarejestrowany kapitał się zmniejsza. Zgodnie z unijnym prawodawstwem pomoc dotacyjna firmie „zagrożonej” jest zabroniona. Jednak należy wziąć pod uwagę, że każdy start-up w początkowej fazie boryka się z podobnymi problemami, a właśnie realizacja planowanego projektu miała dodać wiatru w skrzydła. W tej sytuacji urzędnicy popełnili dwa błędy. Po pierwsze powołali się na nieprawidłowy punkt rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 800/2008, w którym nie było żadnej wzmianki na temat przedsiębiorstwa zagrożonego. Po drugie, aby firma została uznana, jako zagrożona to musi spełniać łącznie szereg warunków, które zostały określone w odrębnych przepisach. A w tym przypadku urzędnicy wybrali sobie tylko kilka z nich i na tej podstawie ocenili, że firma jest zagrożona. Urzędnicy popełnili błąd i odwołanie odniosło bardzo szybki rezultat. Odwołanie już na etapie autokontroli zostało zweryfikowane pozytywnie, a projekt skierowano do dofinansowana.
Nic nowego!
Należy szczególnie pamiętać o tym, że odwołanie nie może zawierać informacji takich, które nie były zawarte we Wniosku o dofinansowanie. Jest to newralgiczny punkt całego procesu odwoławczego. Jeżeli powołamy się na nowe fakty lub informacje, o których faktycznie zapomnieliśmy wspomnieć we Wniosku, to takie odwołanie zostanie od razu odrzucone i nie będzie dalej rozpatrywane. W związku z tym należy się skupić „literalnie” na zapisach, które zawarliśmy we Wniosku i Biznes Planie i na tej podstawie udowodnić, że informacje i fakty, których urzędnik nie dostrzegł tam są.
Autokontrola
Zazwyczaj procedura odwoławcza jest przeprowadzana dwu etapowo. W pierwszym kroku, instytucja, która negatywną decyzję wydała, przeprowadza autokontrolę tj. wewnętrzną kontrolę czy została zachowana procedura oceny projektów oraz czy kryteria były oceniane prawidłowo. Zazwyczaj jednak autokontrola jest przeprowadzana przez „kolegów i koleżanki” z pracy osób, które podjęły pierwotną decyzję. Zatem mimo obowiązku urzędniczej bezstronności rzadko zdarza się, aby autokontrola przyniosła jakikolwiek skutek. Jedynie wytknięcie wyraźnych faktów naruszających przepisy powoduje, że sprawa zostanie załatwiona „wewnętrznie” bez przekazywania jej do wyższej instancji. Zatem podsumowując autokontrola jest narzędziem o niskiej skuteczności i należy się spodziewać, że co najwyżej 1 na 50 złożonych odwołań wróci z pozytywnym rozpatrzeniem już na etapie autokontroli.
Ministerstwo
Jeżeli w wyniku autokontroli nasze odwołanie nie zostanie rozpatrzone pozytywnie to musi zostać przekazane do wyższej instancji – zazwyczaj jest to odpowiednie Ministerstwo (Ministerstwo Gospodarki, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji, itp.). Do ministerstwa trafiają wszystkie dokumenty związane z projektem, wszystkie dotychczas podjęte decyzje oraz nasze odwołanie. Cała procedury rozpatrzenia zasadności odwołania wynosi 70 dni, ale ten okres może się wydłużyć do 90 dni (z praktyki wynika, że to właśnie okres 90 dni, a czasami i dłuższy jest przez urzędników stosowany). Odpowiednie ministerstwo dużo wnikliwiej i rzetelniej rozpatruje protesty aniżeli pierwotna instytucja wydają decyzję. Możemy mieć pewność, że na poziomie ministerstwa otrzymamy faktyczną decyzję i uzasadnienie wynikające z obowiązujących przepisów. Jeżeli jednak nasze odwołanie spotka się nadal z negatywną decyzją to mamy prawo wnieść skargę do Sądu Administracyjnego. Sąd jest etapem często pomijanym przez firmy, ponieważ wynika to w głównej mierze z niewiedzy i potencjalnych kosztów sądowych. Nie jest prawdą. Skargę możemy przygotować samodzielnie a opłata sądowa to 200 zł. Zatem jeżeli jesteśmy pewni swoich racji, to należy z tej ścieżki skorzystać. Tak jak i w poprzednich krokach należy szczególnie zwrócić uwagę na termin złożenia skargi (zazwyczaj 14 dni) oraz kompletność dokumentacji (wszystkie dokumenty, które na całym procesie aplikowania były wymieniane z urzędami). Jeżeli nasza argumentacja jest jasna i logiczna, a błędy urzędników ewidentne, to nie powinniśmy mieć problemu z uzyskaniem przychylności sądu. W sprawach bardziej skomplikowanych warto jednak zwrócić się o pomoc prawną do odpowiedniej kancelarii, generuje to jednak dodatkowe koszty. Sąd weryfikuje nie tylko kwestie formalne oceny projektu, ale także ocenę kryteriów merytorycznych.
Formalnie
Błędy formalne są zazwyczaj najtrudniejszym punktem do obrony w ramach odwołania. Ponieważ jeżeli wyznaczony termin został przekroczony, brakuje wymaganego załącznika lub dokumenty są przygotowane na nieobowiązujących wzorach, to nie możemy za bardzo się z tym spierać. Każdy konkurs o dofinansowanie posiada „regulamin” oraz inne dokumenty precyzujące całą procedurę ubiegania się o dofinansowanie. Zatem jeżeli popełniły w tym miejscu błąd, to niestety nikt nie przyzna nam racji. Jako przykład należy podać „awarię faksu”. Mimo że dotacje mają na swoim celu wspieranie innowacyjności to nadal urzędnicy stosują faks, jako obowiązkowy kanał „szybkiej” komunikacji. W związku z tym, jeżeli w firmie faks nie działa lub po prostu takiego nie posiadamy to nasz projekt może zostać odrzucony z powodu np. „nie odpowiedzenie na pismo w terminie” a w rzeczywistości danego pisma nigdy nie widzieliśmy. Kolejnym przykładem jest duża staranność w przygotowywaniu i podpisywaniu dokumentów. Projekt może zostać np. odrzucony z powodu słabej, jakości drukarki, na której drukujemy dokumenty (brak czytelności). Jednak w tego typu przypadkach ważne jest czy urzędnicy zgodnie z regulaminem w ogóle mieli prawo do sprawdzania tego elementu. Jako przykład warto podać sytuację, w której właściciel firmy wpisał przez pomyłkę nieaktualną datę podczas potwierdzania za zgodność z oryginałem dokumentu rejestrowego firmy. Chodziło o to, że data potwierdzenia za zgodność z oryginałem była wcześniejsza niż data sporządzenia samego dokumentu rejestrowego. Urzędnicy bez zastanowienia odrzucili projekt. Jest to błąd oczywisty. Data była nieaktualna. Ale czy z takiego powodu urzędnicy mogą odrzucić projekt za wiele milionów złotych i tym samym zablokują rozwój firmy i zatrudnienie nowych osób? Tak! Mogą i nie jest to odosobniony przypadek. Ale okazało się, że zgodnie z regulaminem konkursu podczas oceny formalnej urzędnicy powinni sprawdzić czy dana kopia dokumentu jest w ogóle potwierdzona za zgodność z oryginałem, a nie czy data potwierdzenia jest prawidłowa. Zatem po złożeniu odwołania ministerstwo przyznało firmie rację, a projekt otrzymał dofinansowanie. Na etapie oceny formalnej, o której pisaliśmy powyżej urzędnicy dopuszczają korektę zauważonych błędów. Jest to bardzo ważny moment generujący dużą część odrzuceń projektów i późniejszych odwołań. Należy pamiętać, że możemy poprawić tylko to, co urzędnicy chcą abyśmy poprawili. Jeżeli wprowadzimy do projektu jakiekolwiek dodatkowe zmiany to projekt zostanie odrzucony, a skuteczność odwołania jest praktyczni równa zeru.
Merytorycznie
Odmiennie sytuacja wygląda podczas odrzucenia projektu na ocenie merytorycznej. Projekt, który przeszedł pozytywnie ocenę formalną jest poddawany ocenie zgodności z kryteriami merytorycznymi (punktowymi). I w tym przypadku najczęściej zdarzają się urzędnicze błędy, ponieważ kryteria punktowe często odnoszą się do subiektywnej opinii osoby oceniającej lub też wiedzy eksperckiej. Przykładem może być tutaj firma, która chciała otrzymać dofinansowanie na wprowadzenie innowacyjnej technologii na pograniczu produkcji i informatyki. Urzędnicy uznali, że skoro „głównym” elementem projektu są rozwiązania informatyczne, to innowacyjność została już zaimplementowana w samych rozwiązaniach informatycznych, zatem planowane maszyny nie są elementem obligatoryjnym do jego realizacji (maszyny stanowiły 90% wartości całego projektu). Zatem sam projekt w takiej sytuacji będzie niewykonalnych technicznie. Jednak urzędnicy podjęli tą decyzję samodzielnie bez żadnej pomocy eksperckiej. Jest to oczywisty błąd, ponieważ jeżeli projekt jest na tyle skomplikowany i dotyczy kombinacji kilku dziedzin wiedzy, to musi zostać zweryfikowany przez eksperta/ekspertów mając zarówno wiedzę jak i doświadczenie w ocenianym temacie. W przypadku wspomnianego projektu urzędnicy nie znaleźli winy po swojej stronie zarówno na etapie autokontroli jak też decyzji ministerstwa. Jednak Naczelny Sąd Administracyjny był pod tym względem dużo bardziej wnikliwy i zadecydował, że urzędnicy popełnili błąd a projektowi dofinansowanie się należy.
Odwołanie w trakcie realizacji projektu unijnego
Warto jeszcze zwrócić uwagę, że z odwołaniem mamy do czynienia także na etapie realizacji projektu, który dofinansowanie otrzymał. Podczas realizacji projektu zdarzają się sytuacje, których nie mogliśmy przewidzieć na etapie pisania projektu. Jeżeli nasz projekt wymaga pewnych zmian w stosunku do tego, co pierwotnie zakładaliśmy należy zwrócić się do urzędu o zgodę. Urząd może naszą propozycję przyjąć, ale może także nie zgodzić się na takie zmiany. Jeżeli urzędnicy ocenią negatywnie nasze propozycje zmian, to mamy prawo się od takiej decyzji odwołać. Jako przykład można podać zmiany w technologii dostępnych na rynku. Najszybciej zmiany te zachodzą w obszarze rozwiązań informatycznych. Przygotowując projekt wiele miesięcy wcześniej pewne technologie w ogóle nie były dostępne, a teraz stają się standardem. Jednak urzędnicy nie są tak elastyczni jak by nam się mogło wydawać. Każda zmiana jest bardzo wnikliwe analizowana i nawet, jeżeli jest zasadna technicznie, to może zostać odrzucona, jako sprzeczna z Wnioskiem w ramach, którego dofinansowanie zostało przyznane. Od takiej decyzji także mamy możliwość odwołania i trzeba z niej skorzystać. Należy jednak podeprzeć się niezależnymi raportami, testami wydajnościowymi i opiniami ekspertów. Jeżeli udowodnimy, że zastosowanie przestarzałej technologii może wpłynąć negatywnie na projekt to pozytywna decyzja zostanie wydana. Odmienną sprawą są błędy lub nieścisłości, których można dopuścić się np. w ramach konkursu ofert organizowanego w trakcie realizacji projektu. Jest to sprawa wymagająca najwyższej uwagi, ponieważ jeżeli urzędnicy uznają, że wybraliśmy wykonawcę w ramach projektu sprzecznie z obowiązującymi nas przepisami to mogą uznać dokonane wydatki za niekwalifikowane i tym samym wezwać nas do zwrotu dotacji wraz z odsetkami. W takiej sytuacji należy przygotować precyzyjne odwołanie wskazujące, że cała procedura została przeprowadzona poprawnie. Należy także koniecznie poprosić o interpretację prawną zaistniałej sytuacji w kancelarii prawnej. Otrzymaną opinię prawną należy koniecznie dołączyć do składanej dokumentacji.
Przeczytaj również inne artykuły tego autora:
5 dotacyjnych hitów na rok 2015
Ruszają dotacje unijne na szkolenia!
Polska Cyfrowa – dotacje na kompetencje
Jak uzyskać 80 proc. dofinansowania do innowacji?
Harmonogram dotacji unijnych na 2015 dla firm.
Inteligentne specjalizacje kluczem do dotacji.
10 dotacji na innowacje i B+R w 2015 roku.
Nowe Dotacje Regionalne 2014-2020.
10 dotacji dla firm z programu Horyzont 2020 – 77 mld EUR do „wzięcia”.
Dotacje na klastering 2014-2020.
10 Dotacji z Unii w 2014 z największą pulą pieniędzy.
Inteligentny Rozwój – nowy Program Operacyjny. Dotacje unijne 2014-2020.
Wniosek o dofinansowanie – 10 rzeczy, które musisz wiedzieć!
Protest/odwołanie po odrzuceniu wniosku dotacyjnego – 10 rzeczy, które musisz wiedzieć!
Dotacje unijne – 10 najważniejszych zmian w 2014-2020.
Dotacje de minimis na lata 2014-2020.
O Autorze:
Uzyskał tytuł inżyniera na kierunku poligrafia i papiernictwo na Wydziale Inżynierii Produkcji Politechniki Warszawskiej oraz inżyniera informatyki w Państwowej Szkole Wyższej w Białej Podlaskiej a także ukończył studia magisterskie na kierunku Zarządzanie w Przedsiębiorstwie (wg MBA) na Wydziale Zarządzania Politechniki Warszawskiej. Obecnie zajmuje stanowisko Dyrektora ds. Funduszy Europejskich w firmie ISP Sp. z o.o. (Reprograf Group). Doradza firmom w zakresie możliwości pozyskiwania środków zewnętrznych w tym dotacji unijnych oraz optymalizacji finansowej inwestycji. Przygotowywał i rozliczał projekty inwestycyjne w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych oraz Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, o łącznej wartości ponad 132 mln zł. Specjalizuje się w projektach inwestycyjnych, informatycznych oraz badawczo-rozwojowych dla branży poligraficznej i produkcji opakowań, autor artykułów, raportów i ekspertyz poświęconych tematyce funduszy unijnych. Jego zainteresowania obejmują także techniki optymalizacji produkcji, business intelligence, elektroniczną komunikację B2C/B2B oraz marketing internetowy i social media.
